Präambel

Der TC Rot-Weiß Greven 1903 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in
einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden
personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder
Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung,
das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen
im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für
jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere
die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift
(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,
Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im
Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum
Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden (LSB und WTV) werden
personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder
eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen
(z.B. Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in Internetauftritten und Facebook
veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen: Teilnahme an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung,
Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer
Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands
mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB.
Der Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach
Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO
erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen
Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern) insofern zur
Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der
dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit
zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die
Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen,
gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen),
stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese
Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-
Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu
nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-
Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen
Daten haben (Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit
personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im TC Rot-Weiß Greven 1903 e.V. weniger als 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, benötigt
der Verein keinen Datenschutzbeauftragten.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Verein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der 2. Vorsitzenden, die in
Abstimmung mit dem 1. Vorsitzenden Administratoren einsetzen kann.

2. Die 2. Vorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer
jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, –
nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
12. Juni 2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des
Vereins in Kraft.